Katalog narzędzi, rozwiązania i usługi HR

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności określa sposoby i zasady przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z naszego portalu dostępnego w domenie katalogHR.pl oraz HRFriends.zone/KatalogHR (Portal).Administratorem Twoich danych osobowych jest Fenza Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 56 lok. 202, 80-241.W sprawach związanych z przetwarzaniem oraz bezpieczeństwem Twoich danych osobowych możesz kontaktować się z nami wysyłając wiadomość na adres e-mail: voice@hrfriends.zone lub pocztą tradycyjną na podany wyżej adres.

Przykładamy szczególną wagę do ochrony prywatności i poufności danych osobowych, dlatego starannie dobieramy i stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej także RODO)

I. Informacje ogólne

1. Definicje

- Dane osobowe: wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

- Profilowanie: każda forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.

- Usługi: świadczone przez Administratora usługi w tym również konkursy i akcje promocyjne (w tym konkursy i akcje promocyjne organizowane w ramach portali społecznościowych) oraz innego rodzaju formy działalności, w związku z którymi odwołujemy się do niniejszej Polityki Prywatności.

- Przetwarzanie: każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taka jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

II. Charakterystyka operacji przetwarzania danych

Poniżej znajdują się szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania przez nas danych osobowych w związku z korzystaniem z Portalu podzielone pod względem funkcjonalnym.

1. Podstawowe informacje dotyczące operacji przetwarzania danychJeżeli nic innego nie wynika z dalszej części Polityki Prywatności, opisane poniżej zasady mają zastosowanie do wszystkich operacji przetwarzania danych osobowych:

a. Brak obowiązku podania danych osobowych i konsekwencje braku podania danych

Przepisy prawa, ani umowa nie wymagają podania przez Ciebie danych osobowych. Jeżeli w ramach korzystania z Usług będziesz podawać nam dane osobowe, możemy wskazać, które z nich są niezbędne po to, abyśmy mogli świadczyć Tobie daną Usługę (warunki korzystania z takiej Usługi mogą przewidywać po Twojej stronie – już po ich zaakceptowaniu – obowiązek sprawdzenia, że wprowadzone przez Ciebie dane są poprawne – nie jesteśmy w stanie zweryfikować wszystkich podawanych przez Ciebie danych. Konsekwencją niepodania nam danych, które są niezbędne do świadczenia określonej Usługi jest to, że nie będzie ona mogła być świadczona. Konsekwencją podania nam nieprawidłowych lub niepełnych danych może być brak możliwości prawidłowego świadczenia określonej Usługi.Przekazując nam dane osobowe osób trzecich każdorazowo oświadczasz, że posiadasz ważną podstawę prawną do przekazania tych danych Administratorowi.

b. Ogólne zasady przetwarzania przez nas danych osobowych

Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu realizacji zawartych z Tobą umów np. w celu promocji reprezentowanej przez Ciebie firmy w Portalu oraz w prowadzonych przez nas social mediach i materiałach wysyłanych drogą elektroniczną (w tym newsletterach), przeprowadzenia akcji promocyjnej lub konkursu, możemy też przetwarzać Twoje dane osobowe w naszych prawnie usprawiedliwionych celach takich jak prowadzenie z Tobą korespondencji za pomocą formularzy kontaktowych dostępnych na stronie Portalu, prowadzenie marketingu bezpośredniego naszych Usług, badanie skuteczności prowadzonych przez nas działań marketingowych, badanie prawidłowości funkcjonowania Portalu oraz jego funkcjonalności i poprawianie jego działania, a także na potrzeby sprawozdawczości księgowej i obsługi dokonywanych przez Ciebie zgłoszeń. Twoje dane przetwarzamy również w celu wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych, w szczególności rachunkowych i podatkowych. Wreszcie, w niektórych wypadkach możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w oparciu o udzieloną przez Ciebie zgodę, szczegółowe zasady takiego przetwarzania będą Tobie zawsze przedstawione przed jej wyrażeniem, tak abyś mógł się z nimi zapoznać i podjąć decyzję o wyrażeniu zgody z pełną świadomością jej znaczenia.Nie przetwarzamy Twoich danych osobowych w sposób, który wiązałby się z podejmowaniem wyłącznie zautomatyzowanych decyzji mogących wywołać dla Ciebie skutki prawne.

c. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych poza terytorium EOG, jednak niektórzy z naszych partnerów mogą przechowywać dane na serwerach znajdujących się w państwie trzecim. Do przekazania danych osobowych do państw spoza obszaru EOG np. USA może dojść tylko wtedy, gdy dany podmiot gwarantuje odpowiedni stopień bezpieczeństwa i ochrony danych np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 roku tzw. Provacy Shield (Tarcza Prywatności).Przekazanie danych do państwa trzeciego może nastąpić tylko w przypadku, gdy Komisja Europejska stwierdzi, że państwo, do którego dane mają zostać przekazane zapewnia odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) lub gdy podmiot, któremu mają zostać przekazane dane gwarantuje odpowiedni poziom zabezpieczenia (art. 46 RODO).

d. Odbiorcy danych

Niektóre z naszych działań realizujemy przy udziale naszych zaufanych partnerów, którzy przetwarzają je na nasze zlecenie, w tym dostawcom usług hostingowych, którzy zapewniają nam przestrzeń i infrastrukturę w ramach ich centrów danych i którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i zgodnie z naszymi instrukcjami. Dostawcy ci mogą otrzymywać wszystkie opisane w Polityce Prywatności dane w związku ze wszystkimi określonymi w niej celami przetwarzania danych. Dostawcy ci przetwarzają dane albo wyłącznie w obszarze EOG albo przy zastosowaniu wymogów, o których mowa w lit. c. powyżej.

Możemy przekazywać Twoje dane również podmiotom świadczącym usługi techniczne związane z rozwijaniem i utrzymywaniem naszych systemów informatycznych, a także podmiotom świadczącym inne usługi związane z bieżącą działalnością Administratora na potrzeby opisanych powyżej celów, w tym podmiotom świadczącym usługi księgowe i podatkowe, portalom marketingowym (facebook, Instagram, Linkedin, Discord), agencjom marketingowym, podmiotom świadczącym usługi kurierskie lub pocztowe, firmom windykacyjnym lub kancelariom prawnym.

e. Okres przechowywania – retencja danych

Przechowujemy Twoje dane wyłącznie tak długo jak jest to niezbędne do realizacji celu, zazwyczaj oznacza to okres świadczenia na Twoją rzecz określonej Usługi i następujące po tym okresie okresy przedawnienia roszczeń (które zazwyczaj rozpoczynają swój bieg po realizacji Usługi lub wykonaniu umowy). Niektóre dane, takie jak dane dotyczące konta oraz innych usług świadczonych na podstawie zawartych umów, są przez nas przechowywane do czasu usunięcia Twojej zgody i mogą być przechowywane po zakończeniu tego okresu jako dane historyczne, jeżeli mający zastosowanie termin przedawnienia jeszcze nie upłynął. Ponadto, przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy podatkowe, mogą wymagać od nas byśmy przechowywali dokumentację dotyczącą zawieranych transakcji jakiś czas po jej zakończeniu, a nawet jakiś czas po tym jak umowa została rozwiązana.

f. Kategorie danych

W dalszych punktach posługujemy się poszczególnymi nazwami kategorii danych:

•Podstawowe dane osobowe: imię, nazwisko.

•Dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail.

•Dane adresowe: ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, kraj.

•Historia transakcji: zamawiane produkty, ceny, informacja o płatności i dostawie.

•Dane płatności: numer rachunku, szczegóły karty kredytowej lub korzystania z innych usług płatniczych takich jak np. Tpay.

•Dane zawarte w ramach współpracy – dane dotyczące firmy w tym logo reprezentowanej firmy, opis firmy, linki kierujące.

•Profil użytkownika newslettera: informacje o wyborze newslettera, informacje o systemie, za pomocą którego otwarto newsletter takie jak adres IP, przeglądarka, jej wersja, typ urządzenia, system informatyczny i inne podobne informacje techniczne.

•Dane o dostępie: czas korzystania z Usług, adres strony internetowej, z której nastąpiło przekierowanie, strony odwiedzone w trakcie sesji, identyfikator sesji, informacje o systemie, za pomocą którego korzystano z Usługi, takie jak adres IP, przeglądarka, jej wersja, typ urządzenia, system informatyczny i inne podobne in-formacje techniczne.

•Dane zawarte w treści Twoich wiadomości – wszelkie dane przekazane nam przez Ciebie za pomocą formularzy kontaktowych dostępnych na stronie Portalu.

2. Dostęp do Usług

Poniżej przedstawiamy jak Twoje dane mogą być przetwarzane w związku z dostępem do naszych Usług. Mając na uwadze to w jaki sposób funkcjonuje przekazywanie informacji przez sieć Internet, nie jest możliwe zaniechanie przesyłania niektórych danych zewnętrznym dostawcom. W takich wypadkach to oni są odpowiedzialni za bezpieczeństwo systemów, z których korzystają i za ustalenie okresów, w których określone dane mogą przechowywać.

a. Cele przetwarzania, podstawa prawna, uzasadniony interes

III. Twoje prawa

Masz prawo do:

a. otrzymania informacji o zakresie posiadanych i przetwarzanych przez nas danych osobowych,

b. żądania sprostowania swoich danych osobowych jeżeli są nieprawidłowe,

c. sprzeciwienia się wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, co obejmuje także sprzeciw na profilowanie, w zakresie, w jakim jest ono związane z takim marketingiem bezpośrednim, a także wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Ciebie danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f. RODO),

d. żądania usunięcia Twoich danych osobowych,

e. żądania od nas ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych m.in. jeżeli nie zgadzasz się na przetwarzanie danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, zgłaszasz niepoprawność swoich danych, przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, jednak nie chcesz ich całkowicie usunąć i zamiast tego żądasz ograniczenia ich przetwarzania, Administrator nie potrzebuje już Twoich danych, ale są one wymagane do zgłoszenia lub oddalenia roszczenia,

f. jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub zawartej z Tobą umowy masz prawo do otrzymania od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych, które nam dostarczyłeś oraz do przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi bez przeszkód z naszej strony. Wykonując to uprawnienie, możesz domagać się, aby dane zostały przesłane bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe,

g. jeżeli przetwarzamy Twoje dane w oparciu o udzieloną przez Ciebie zgodę, masz prawo do jej wycofania w każdym czasie, co nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem czynności przetwarzania podjętych przed wycofaniem zgody,

h. do wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznasz, że Twoje dane przetwarzane są z naruszeniem prawa (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Realizacja praw

Jeżeli chcesz skorzystać z uprawnień opisanych powyżej napisz do nas na adres e-mail: voice@HRFriends.zone lub skontaktuj się z nami listownie na adres siedziby Administratora.

10. Pozostałe informacje

Na stronie Portalu będą pojawiać się linki kierujące do innych stron internetowych. Takie strony działają niezależnie od naszego Portalu i nie są przez nas nadzorowane. Mogą one posiadać własne polityki dotyczące prywatności, z którymi zachęcamy zapoznać się przed skorzystaniem. Portal nie ponosi odpowiedzialności za zasady postępowania z danymi przez operatorów tych stron. Postanowienia niniejszej Polityki Prywatności mogą ulec zmianie m.in. w przypadku zmiany w funkcjonowaniu Portalu, wprowadzenia zmian, nowych usług lub funkcjonalności. O wszelkich zmianach Polityki Prywatności będziemy niezwłocznie informować za pomocą różnych wykorzystywanych przez nas w ramach Portalu środków komunikacji (np. wyskakujące okienka, wiadomość email).

IV. Polityka cookies

Podczas korzystania ze stron i podstron internetowych Portalu (dalej: strony internetowe, strony lub witryny) mogą być automatycznie zbierane takie dane jak adres IP użytkownika, nazwa domeny, typ przeglądarki itp. Dane te mogą być zbierane przez pliki cookies lub inne podobne mechanizmy, system Google Analytics, Tag Manager, Pixel Facebooka, mogą być również zapisywane w logach serwera. Wskazane mechanizmy stosowane są w celu ułatwienia użytkownikom korzystania z Portalu, poznania ich preferencji odnośnie do sposobu korzystania, wyświetlania reklam i informacji dostosowanych do preferencji.

Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to małe pliki tekstowe umieszczane przez serwer na urządzeniu, na którym działa przeglądarka (np. komputer, tablet, telefon). Informacje zawarte w pliku cookie mogą obejmować identyfikator (cookie ID) pozwalający na rozpoznanie urządzenia i treść obejmującą dane takie jak np. informacje o zalogowaniu lub informacje o odwiedzonych stronach internetowych. Przeglądarka przesyła informacje z plików cookie na serwer przy każdym nowym zapytaniu składanym w trakcie odwiedzania stron internetowych. Zarządzanie plikami cookies jest możliwe za pomocą ustawień przeglądarki. Dane osobowe gromadzone przy użyciu plików cookies mogą być zbierane wyłącznie w celu wykonywania określonych funkcji na rzecz użytkownika. Takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

W jakim celu używamy plików cookies?

Wykorzystujemy pliki cookies m.in. w celu:

• dostosowania zawartości naszych stron internetowych do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania z nich, m.in. rozpoznawania urządzenie użytkownika i odpowiedniego wyświetlania strony dostosowanej do jego indywidualnych potrzeb;

• tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy strony internetowej korzystają z niej, co umożliwia ulepszanie jej struktury i zawartości;

• prezentowania spersonalizowanych ofert i promocji.

Stosujemy pliki cookies tymczasowe (sesyjne) oraz stałe. Tymczasowe pliki cookies pozostają na urządzeniu do czasu wylogowania się ze strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki, natomiast stałe pliki cookies pozostają na urządzeniu przez czas określony w parametrach plików cookies albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez użytkownika. Pliki cookies wykorzystywane przez naszych partnerów podlegają ich własnej polityce prywatności.

Stosujemy również następujące pliki cookies:

• niezbędne pliki cookies, które są absolutnie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania;

• pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć;

• tzw. wydajnościowe pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania z Portalu;

• funkcjonalne pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika;

• reklamowe pliki cookies, umożliwiające dostarczanie użytkownikom treści reklamowych dostosowanych do ich zainteresowań.

Pliki te z jednej strony umożliwiają lub ułatwiają korzystanie ze stron internetowych, a z drugiej mogą zapewniać nam i naszym zaufanym partnerom dostęp do danych analitycznych i statystycznych dotyczących korzystania z naszych usług. Informacje te mogą być wykorzystane dla prawidłowego uwierzytelnienia oraz ułatwienia korzystania z usług (art. 6 ust. 1 lit. b. RODO). W tym względzie przetwarzamy dane w celu wykonania naszych zobowiązań umownych. Obok plików cookies możemy również gromadzić dane w ramach tzw. logów lub plików dziennika. Informacje zawarte w logach mogą obejmować m.in. adres IP, rodzaj platformy i przeglądarki internetowej, dostawcę Internetu oraz adres strony, z której wszedłeś na stronę Portalu. Niektóre podstrony w ramach Portalu oraz inne środki komunikacji z Tobą mogą zawierać tzw. Web Beacon, które pozwalają na otrzymanie informacji takich jak np. adres IP komputera, numer URL strony, czas załadowania strony, rodzaj przeglądarki. Web beacon zwany również pikselem, stanowi mały, niewidoczny element graficzny umieszczony w treści stron internetowych lub e-maili przygotowanych przy użyciu HTML. Z chwilą otwarcia danego dokumentu zostaje on pobrany z serwera, który rejestruje jego pobranie. Pozwala to zarządcy serwera stwierdzić, czy jego email został otworzony lub strona internetowa odwiedzona.

Pliki cookies oraz inne podobne technologie, które wykorzystujemy, mogą przekazywać nam i naszym zaufanym partnerom, poddane pseudonimizacji dane (tj. dane przedstawione w sposób niepozwalający na identyfikację), które mogą być następnie wykorzystane w celu zaplanowania strategii marketingowych i optymalizacji wyświetlania reklam. W tym względzie Twoje dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f. RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Korzystamy z Tag Managera serwisu analityki internetowej, który gromadzi pliki cookies stanowiące informacje dotyczące oglądalności stron internetowych oraz profilu systemowego użytkownika (włącznie z jego adresem IP). Google używa tych informacji w celu oceny korzystania z witryny przez użytkownika, tworzenia raportów dotyczących ruchu na stronach dla operatorów witryn oraz świadczenia innych usług związanych z korzystaniem z Internetu. Adresy IP użytkowników nie są łączone z żadnymi innymi danymi będącymi w posiadaniu Google. Google może również przekazywać te informacje osobom trzecim, jeżeli jest to wymagane prawem lub jeżeli osoby trzecie przetwarzają te informacje na zlecenie Google.

Korzystamy z usług MailerLite do wysyłki newslettera.

Jeżeli wyraziłeś zgodę na otrzymywanie newslettera. W tym celu możemy wykorzystywać cookies oraz inne technologie, które obserwują Twoją aktywność w trakcie korzystania z Portalu. W każdym czasie możesz zrezygnować z otrzymywania newslettera kontaktując się z nami mailem pod adresem: voice@HRfriends.zone lub klikając link dezaktywacyjny znajdujący się na końcu wiadomości, w każdym emailu z newsletterem. Po kliknięciu w link dezaktywacyjny Twój adres e-mail zostanie usunięty z listy subskrybentów naszego newslettera i nie będziesz od nas otrzymywał więcej tego typu wiadomości.

Wyłączenie cookies.

Możesz wyłączyć przechowywanie i wykorzystywanie cookies za pomocą narzędzi dostępnych w przeglądarce (zazwyczaj prezentowanych w zakładkach „opcje”, „ustawienia” lub „właściwości”). Istnieją również usługi podmiotów trzecich, które pozwalają na identyfikację i zarządzanie plikami cookies. Przed skorzystaniem z takiej usługi sugerujemy zaznajomienie się z zasadami jej świadczenia jak również z polityką prywatności jej dostawcy. Należy pamiętać, że usunięcie lub wyłączenie plików cookie może mieć wpływ na możliwość korzystania z Portalu.

Wtyczki mediów społecznościowych.

Portal może wyświetlać wtyczki z sieci społecznościowych takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+, YouTube, Twitter czy Pinterest, które są prowadzone przez podmioty trzecie, i które obejmują przyciski, za pomocą których wiadomości mogą być przesyłane do odpowiednich sieci społecznościowych w różnych celach. Umieszczamy te przyciski w naszym uzasadnionym interesie obejmującym zwiększanie ekspozycji. Usługi są tak skonfigurowane, aby przesłanie danych miało miejsce po naciśnięciu przycisku. W takim wypadku dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f. RODO. Dostawca powiązanych z daną wtyczką usług właściwej sieci społecznościowej jest odpowiedzialny za dalsze przetwarzanie tak przekazanych danych.